Come pianificare un budget di viaggio e dividere le spese di viaggio con gli amici

È difficile sfuggire alle centinaia e migliaia di immagini e video di splendidi hotel, isole tropicali, piste da sci polverizzate e piatti di una cucina allettante in tutti i nostri feed di social media in questi giorni. Sono tutti lì, implorando di avere esperienza. Quindi, se sei qualcosa di simile a noi - e pensiamo che lo sei - fai costantemente delle risoluzioni per viaggiare di più, vedere di più, mangiare di più e passare più tempo con amici e persone care. La buona notizia è che possiamo avere il meglio di entrambi i mondi facendo un viaggio con gli amici. La cattiva notizia è che questo può complicarsi, soprattutto quando arriva il momento di spendere o dividere il conto. Come molti di noi sanno, viaggiare è ottimo per le amicizie, ma può anche rovinare le relazioni se non viene affrontato nel modo giusto.

Mentre può sembrare facile tenere traccia delle spese e dividere i costi tra due o anche tre amici, la verità è che il denaro può causare grossi problemi. Non appena qualcuno si sente offeso, ingannato o addirittura costretto a spendere oltre il proprio budget, le cose possono diventare brutte. Tuttavia, non è necessario arrivare a quel punto se tutti calcolano un budget e un sistema per dividere le spese tra amici. Ecco la nostra guida priva di mal di testa per tenere insieme la banda di fuga per molti viaggi a venire.

Cucina all'ostello Casa Gracia di Barcellona / Oyster

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Innanzitutto, concorda un budget.

Per prima cosa, concorda un budget (sì, anche prima di scegliere una destinazione). Perché? Decidere su una destinazione prima può essere complicato dal momento che il budget è il fattore principale che determina esattamente quale tipo di viaggio si avrà. Non tutti possono permettersi lo stesso livello di viaggio e di esperienze, quindi stabilire un limite di budget unanime stabilisce le aspettative in anticipo. Impedisce alle persone di sentirsi sotto pressione per spendere soldi che non hanno. Inoltre, è più facile scegliere una destinazione una volta che sai qual è il tuo budget, dato che alcuni posti sono decisamente più costosi di altri. Chiedi a tutti di effettuare ricerche sul costo di voli, hotel, noleggio auto, escursioni, cibo e altro, in modo che tu possa capire se la destinazione è adatta.

Evitare: Accettando genericamente un numero. Sii sensibile al fatto che tutti i budget sono diversi e che alcuni amici devono fare più sacrifici di altri quando si tratta di viaggiare.

Scopri come intendi ripartire le spese.

Scopri come vuoi dividere i costi. Stai per prenotare camere d'albergo individuali o condivise? Vuoi tenere una scheda di corsa per taxi e tour o pagare singolarmente?

Alcune persone trovano più facile prendere in carico una parte delle maggiori spese di viaggio condivise individualmente. Ad esempio, una persona accetterà di prenotare l'hotel per il gruppo, un altro pagherà il noleggio dell'auto, un altro comprenderà gas o taxi e un altro si occuperà delle escursioni di gruppo. A seconda di come si uniforma e di quante persone hai, puoi dividere queste spese tra due persone per aiutare a ridurre e bilanciare i costi iniziali. Se qualcuno non è in grado di buttar giù una grossa fetta di denaro, assicurati di essere d'accordo, per iscritto, sul tempo che devono pagare a tutti. Altrimenti, scegli un viaggio più economico o invitalo a quello successivo.

Anche se soggiornerai nelle tue camere d'albergo, ordinando fatture separate ai pasti e pagando per le tue escursioni, ci saranno costi condivisi, come taxi o benzina. Crea una piccola cassa e designare qualcuno che si occupi di esso. All'inizio del viaggio, chiedi a tutti una somma pari in contanti nella valuta locale ($ 100 di solito è un buon inizio) e usa questi soldi per tutte queste spese condivise. Alla fine dividi gli avanzi alla fine o acquista souvenir per tutti.

Suggerimento per professionisti: se stai pianificando un grande viaggio con largo anticipo, imposta un account separato che contribuisca con un importo fisso a ciascun mese per risparmiare sulle spese di viaggio condivise. Questo è un ottimo modo per ottenere voli, alberghi e anche alcuni pasti fantasiosi fuori di testa quando arriva il momento di divertirti.

E i pasti?

I pasti sono un enorme punto di contesa quando si viaggia con gli amici. Sicuramente, di solito c'è qualcuno che non mangia tanto, beve tanto, o mancia tanto, e mantenere quasi tutti i pasti con lo stesso assegno è quasi garantito per causare problemi. Detto questo, dividete sempre gli assegni. Se non puoi o non vuoi dividere il conto in 18 modi diversi, prova il sistema buddy. Abbinalo a una o due persone nel gruppo e dividi sempre il tuo assegno dal gruppo. È molto più facile capire chi ha ordinato cosa fare quando è tra due o tre persone piuttosto che più.

Se alcune persone al tavolo dividono una bottiglia di vino, chiedi a una persona di pagarla e gli altri le pagano subito o la registrano nella scheda spese.

Evitare: una bolletta per il tavolo. Suggeriamo sempre di portare denaro contante per pasti abbondanti. Certo, non otterrai punti o la comodità di poter mangiare ora e pagare più tardi, ma è più facile.

Tieni traccia delle tue spese.

Due dei migliori modi per tenere traccia delle tue spese sono in un documento Google condiviso e attraverso un'app come Splitwise. Entrambi questi strumenti sono ottimi perché consentono a tutti gli utenti del gruppo di modificare, visualizzare e accedere allo stesso numero di spese. Tuttavia, entrambi hanno i loro set di pro e contro, quindi decidi cosa funziona meglio per te e i tuoi amici (o usa entrambi).

Ci piacciono i documenti e i fogli Google perché sono un modo conveniente (e trasparente) per tenere traccia delle spese e dei limiti di budget. È utile non solo per il budget e le spese di bilanciamento, ma anche per pianificare il tempo, tenere traccia delle note e dei numeri di conferma, suggerimenti, possibili tour, hotel, attività, pasti e altro. È molto più semplice di una chiamata Skype multi-way ogni cinque minuti. Mentre pianifichi, tieni una sezione che definisce i limiti di budget e metti la persona più organizzata incaricata di aggiornare il foglio man mano che le cose sono finalizzate. In alternativa, puoi assegnare un testo a colori diverso a ogni persona, quindi se c'è una domanda, puoi facilmente rintracciare chi ha fatto la voce. Alcuni aspetti negativi dei documenti di Google includono quanto velocemente possono essere disorganizzati, quanto è semplice cancellare accidentalmente le voci e che non è sempre facile da leggere o modificare sul telefono.

Lo splitwise è molto più facile da gestire. Si crea un gruppo all'interno dell'app e si possono facilmente registrare le spese, inclusi chi è dovuto e chi deve. Consente inoltre di dividere le cose in percentuali o importi, caricare immagini come ricevute, impostare le spese di gruppo e persino classificare le schede. Nel frattempo, l'app fornisce all'utente una scheda in esecuzione di chi deve cosa a chi. Alla fine, l'utente paga solo una somma forfettaria che viene equamente distribuita tra i loro debiti. Cosa c'è di meglio, invierà anche e-mail di promemoria per tuo conto, così puoi evitare la conversazione imbarazzante. Tuttavia, è un'app relativamente nuova e ci sono stati alcuni problemi segnalati con i commenti e le separazioni errate tra gruppi e individui.

Suggerimento: mantieni sempre le tue schede nella valuta locale (ovvero la valuta utilizzata per pagare), se possibile. Questo assicura che tu tenga le schede immediatamente e faccia un conteggio facile alla fine del viaggio. Inoltre, il tasso di cambio non sarà così incredibilmente diverso nel momento in cui stabilirai che dovrebbe fare la differenza.

Evita: tenere verbalmente i conti o pagare le schede pagando in avanti o indietro. Potresti pensare che ti ricorderai più tardi, ma potresti non farlo ed è meglio avere zero confusione. Anche se annotate, queste transazioni rendono tutto più confuso alla fine.

Ricorda di sistemare tutte le schede.

Il viaggio è finito, le schede sono state risolte e ora è il momento di pagare. Spero che tu abbia concordato un lasso di tempo in cui liquidare i debiti tra loro. Se non puoi decidere, sappi che prima è, meglio è. Ti consigliamo di utilizzare la distribuzione digitale come Splitwise, Venmo o PayPal, ma puoi farlo alla vecchia maniera con denaro contante o il vecchio modo vecchio stile con un assegno. Assicurati di ripagare le persone (o hai una buona ragione per cui non puoi farlo), o potresti non essere invitato al prossimo viaggio di gruppo!

Se sei ancora un po 'nervoso per tutto questo e vuoi evitare la conversazione potenzialmente imbarazzante "mi devi ancora dei soldi", non preoccuparti. Prenota un viaggio di gruppo in un resort all-inclusive o su una crociera dove ognuno può essere responsabile per le proprie spese in un'unica soluzione e viene impostato con i propri account per gli acquisti extra.

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