Comment planifier un budget de voyage et diviser les dépenses de voyage avec des amis

Il est difficile d'échapper aux centaines et aux milliers de photos et de vidéos d'hôtels magnifiques, d'îles tropicales, de pentes de ski en poudre et de plats alléchants sur nos réseaux sociaux ces jours-ci. Ils sont tous là, suppliant d'avoir de l'expérience. Donc, si vous êtes comme nous - et nous pensons que vous l'êtes - vous prenez constamment des résolutions pour voyager davantage, en voir plus, manger plus et passer plus de temps avec vos amis et vos proches. Les bonnes nouvelles sont que nous pouvons avoir le meilleur des deux mondes en prenant un voyage avec des amis. Les mauvaises nouvelles sont que cela peut devenir compliqué, surtout quand vient le temps de budgétiser ou de diviser la facture. Comme beaucoup d'entre nous le savent, les voyages sont bons pour les amitiés, mais ils peuvent aussi ruiner les relations si elles ne sont pas abordées de la bonne façon.

Alors qu'il peut sembler facile de suivre les dépenses et de partager les coûts entre deux ou même trois amis, la vérité est que l'argent peut causer de gros problèmes. Dès que quelqu'un se sent lésé, trompé, ou même obligé de dépenser au-delà de son budget, les choses peuvent devenir moche. Cependant, il n'est pas nécessaire d'en arriver là si tout le monde élabore un budget et un système de partage des dépenses entre amis. Voici notre guide sans maux de tête pour garder le groupe d'évasion ensemble pour de nombreux voyages à venir.

Cuisine à la Casa Gracia Barcelona Hostel / Oyster

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D'abord, convenir d'un budget.

Commençons d'abord par convenir d'un budget (oui, avant même de choisir une destination). Pourquoi? Décider d'une destination d'abord peut être difficile car le budget est le principal facteur qui détermine exactement quel type de voyage vous aurez. Tout le monde ne peut pas se permettre le même niveau de voyage et d'expériences, donc l'établissement d'une limite budgétaire unanime définit les attentes tôt. Cela empêche les gens de se sentir obligés de dépenser de l'argent qu'ils n'ont pas. De plus, il est plus facile de choisir une destination une fois que vous savez quel est votre budget, étant donné que certains endroits sont carrément plus chers que d'autres. Demandez à tout le monde de faire des recherches sur le coût des vols, des hôtels, des locations de voiture, des excursions, de la nourriture et bien plus, de sorte que vous puissiez tous savoir si la destination vous convient.

Évitez: D' accord librement sur un nombre. Soyez sensible au fait que tous les budgets sont différents et que certains amis doivent faire plus de sacrifices que d'autres en matière de voyages.

Déterminez comment vous allez répartir les dépenses.

Déterminez comment vous voulez répartir les coûts. Allez-vous réserver des chambres d'hôtel individuelles ou partagées? Voulez-vous garder un onglet pour les taxis et les tours, ou payer individuellement?

Certaines personnes trouvent qu'il est plus facile de prendre en charge une partie des dépenses de voyage partagées plus importantes individuellement. Par exemple, une personne acceptera de réserver l'hôtel pour le groupe, une autre paiera pour la location de voiture, une autre pour le gaz ou les taxis et une autre pour les excursions en groupe. Selon la façon dont cela s'équivaut et combien de personnes vous avez, vous pouvez répartir ces dépenses entre deux personnes pour aider à réduire et à équilibrer les coûts initiaux. Si quelqu'un n'est pas en mesure de mettre de côté une grande partie de l'argent, assurez-vous d'être d'accord, par écrit, sur le temps qu'il faut pour rembourser tout le monde. Sinon, choisissez un voyage moins cher ou invitez-les sur le prochain.

Même si vous séjournez dans votre propre chambre d'hôtel, que vous commandez des factures séparées au moment des repas et que vous payez pour vos propres excursions, les frais seront partagés, comme les taxis ou le gaz. Créer un pot de petite caisse et désigner quelqu'un pour en être responsable. Au début du voyage, demandez à tout le monde de verser une somme d'argent équivalente dans la monnaie locale (100 $ est généralement un bon début) et utilisez cet argent pour toutes ces dépenses partagées. Divisez également les restes à la fin ou achetez des souvenirs pour tout le monde.

Conseil de pro: Si vous planifiez un grand voyage bien à l'avance, créez un compte distinct que tout le monde contribue un montant fixe à chaque mois pour aider à économiser pour les frais de voyage partagés. C'est une excellente façon d'obtenir des vols, des hôtels, et même des repas de fantaisie hors de votre esprit quand vient le temps de vous amuser.

Et les repas?

Les repas sont un énorme point de discorde lorsque vous voyagez avec des amis. Sans exception, il y a habituellement quelqu'un qui ne mange pas autant, qui boit autant ou qui donne autant de pourboires, et le fait de garder tous ses repas sur le même chèque est presque certain de causer des problèmes. Cela dit, toujours diviser les chèques. Si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas diviser la facture de 18 manières différentes, essayez le système de jumelage. Jumelez-vous avec une ou deux autres personnes du groupe et divisez toujours votre chèque du groupe. Il est beaucoup plus facile de savoir qui a commandé quoi quand il est entre deux ou trois personnes plutôt que plus.

Si quelques personnes autour de la table partagent une bouteille de vin, demandez à une personne de payer pour cela et les autres leur donnent de l'argent tout de suite ou inscrivez-les dans la feuille de dépenses.

Évitez: Une facture pour la table. Nous suggérons toujours de porter de l'argent pour les gros repas. Bien sûr, vous n'obtiendrez pas de points ou le confort d'être capable de manger maintenant et de payer plus tard, mais c'est plus facile.

Gardez une trace de vos dépenses.

Deux des meilleurs moyens de garder une trace de vos dépenses sont dans un document partagé Google et à travers une application comme Splitwise. Ces deux outils sont parfaits car ils permettent à tous les membres du groupe d'éditer, d'afficher et d'accéder au même compte de dépenses. Cependant, les deux ont leurs propres avantages et inconvénients, alors décidez ce qui fonctionne le mieux pour vous et vos amis (ou utilisez les deux).

Nous aimons les documents et les feuilles Google car ils constituent un moyen pratique (et transparent) de suivre les dépenses et les limites budgétaires. Il est utile non seulement pour les dépenses de budgétisation et d'équilibrage, mais aussi pour le temps de planification, le suivi des notes et des numéros de confirmation, des conseils, des visites, des hôtels, des activités, des repas, etc. C'est beaucoup plus facile qu'un appel Skype multi-voies toutes les cinq minutes. À mesure que vous planifiez, gardez une section qui fixe les limites budgétaires et placez la personne la plus organisée en charge de la mise à jour de la feuille à mesure que les choses sont finalisées. Alternativement, vous pouvez assigner un texte de couleur différente à chaque personne, donc s'il y a une question, vous pouvez facilement suivre qui a fait l'entrée. Parmi les inconvénients des documents Google, mentionnons la rapidité avec laquelle ils peuvent être désorganisés, la simplicité d'effacement accidentel des entrées et la difficulté de lire ou d'éditer sur votre téléphone.

Splitwise est beaucoup plus facile à gérer. Vous créez un groupe à l'intérieur de l'application et pouvez facilement enregistrer les dépenses, y compris qui doit et qui doit. Il vous permet également de diviser les choses en pourcentages ou en montants, de télécharger des images comme des reçus, de définir des dépenses de groupe et même de détailler vos onglets. Pendant tout ce temps, l'application donne à l'utilisateur un onglet de qui doit quoi à qui. À la fin, l'utilisateur paie juste une somme forfaitaire qui est répartie également entre leurs dettes. Quoi de mieux, il enverra même des courriels de rappel amicaux en votre nom, afin que vous puissiez éviter la conversation embarrassante. Cependant, il s'agit d'une application relativement nouvelle et il y a eu des problèmes rapportés avec des décomptes et des séparations incorrectes entre les groupes et les individus.

Astuce Pro: Gardez toujours vos onglets dans la monnaie locale (la monnaie utilisée pour payer), si possible. Cela garantit que vous gardez les onglets immédiatement et permet un pointage facile à la fin du voyage. De plus, le taux de change ne sera pas si incroyablement différent au moment où vous vous installez que cela devrait faire la différence.

Éviter: Garder verbalement les comptes ou régler les onglets en les payant en avant ou en arrière. Vous pouvez penser que vous vous souviendrez plus tard, mais vous ne pouvez pas et il est préférable d'avoir aucune confusion. Même lorsqu'elles sont écrites, ces transactions rendent tout plus confus à la fin.

N'oubliez pas de régler tous les onglets.

Le voyage est terminé, les onglets ont été réglés, et maintenant il est temps de payer. J'espère que vous vous êtes tous entendus sur un échéancier pour régler les dettes entre vous. Si vous ne pouvez pas décider, sachez que le plus tôt sera le mieux. Nous vous recommandons d'utiliser la distribution numérique comme Splitwise, Venmo, ou PayPal, mais vous pouvez le faire à l'ancienne avec de l'argent ou l'ancienne, avec un chèque. Assurez-vous simplement de rembourser les gens (ou ayez une bonne raison pour laquelle vous ne pouvez pas), ou vous pourriez ne pas être invité lors du prochain voyage de groupe!

Si vous êtes encore un peu nerveux à propos de tout cela, et que vous voulez éviter la conversation potentiellement embarrassante "vous me devez encore de l'argent", ne vous inquiétez pas. Réservez un voyage de groupe dans un complexe tout compris ou sur une croisière où tout le monde peut être responsable de ses propres frais en une seule fois et sont mis en place avec leurs propres comptes pour les achats supplémentaires.

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